viernes, 16 de marzo de 2007

Trámites burocráticos, algunos tips prácticos para no morir en el intento

En estos últimos meses he estado bastante ocupado adelantando trámites legales de diversa índole. La naturaleza de algunas de estas diligencias es tal que mucha gente sentiría grima intensa de solo imaginarse tener que emprenderlas.

Debo admitir que he obtenido algunos resultados mixtos y todavía tengo pendientes algunas tareas pero en general me ha ido bastante bien. Ya sea que haya tenido que sacar permisos de mudanza en una prefectura, renovar mi licencia de conducir y mi certificado médico o registrar el título y las notas certificadas de mi esposa (quien se graduó en el exterior) en todos los casos he ido aprendiendo algunos tips prácticos que pongo a su disposición con el fin de colaborar con cualquiera que quiera mejorar sus posibilidades de éxito. Acá van:

1. En la medida de lo posible, procure efectuar su trámite legal con suficiente antelación. Si espera hasta el último momento para sacar la solvencia que tiene que tener a las 10:00 a.m. porque de lo contrario le van a clavar una multa de 83.014 unidades tributarias seguramente se va a sentir muy frustrado cuando le digan que no se puede, se pondrá muy bravo (quizás el error más grave que puede cometer en estas circunstancias) y lo más probable es que al final se sienta tentado a contribuir con el ciclo de corrupción e ineficiencia, bien sea mojándole la mano a los funcionarios en cuestión (lo que le podría costar tan sólo, digamos, unas 40.000 unidades tributarias), contratando un gestor (para que no sea usted quien deba mojar la mano sino que lo haga un profesional) o pagando la "habilitación" correspondiente (eufemismo que se emplea comúnmente para justificar la iniquidad en el servicio que se presta).

2. Cargue siempre consigo varias fotocopias de su cédula en su cartera, en tamaño normal y ampliado. La mayoría de los funcionarios públicos sufre de una extraña forma de fetichismo relacionadas con copias fotoestáticas de su documento de identidad por lo que, así ello no no aparezca listado como parte de los requisitos para efectuar el trámite, siempre se las van a pedir.

3 Los porteros y secretarias a menudo cuentan entre sus atribuciones la de brindar información al público sobre el trámite que deba ejecutar en la oficina pública. Ellos existen dentro del sistema porque:
  • Debe justificarse todo su "trabajo" dentro del esquema de la burocracia.
  • Mientras más complicado todo trámite es más probable que el usuario se frustre y caiga en una situación similar a la del punto 1.
  • La falta de cultura de información es un problema no sólo que no se publiquen los requisitos, montos y procedimientos en algún lugar donde la gente los pueda ubicar, sino que mucha gente tampoco indaga y, en virtud de la entropía propia de la oficina, se requiere un filtro para que decenas de personas no pregunten lo mismo al jefe.
En cualquier caso, si siente que ellos no pueden resolver lo que usted necesita o no pueden brindarle la información precisa que usted requiere, siga este consejo: No discuta con ellos y mucho menos se disguste. Ello es estéril y contraproducente. Cuando ellos le digan "váyase hasta el Ministerio de Educación Superior allá en Caracas un momentico y después pase por acá" usted respóndale algo como "Pero yo tengo entendido que en la Gaceta Oficial 36.446, de fecha 5 de mayo de 1998, salió publicada la entrada en vigencia el Convenio para suprimir la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros precisamente para agilizar al trámite sin tener que ir hasta allá" a lo que seguramente ellos le responderán: "Ahhh, pero entonces mejor espere un poquito a que se desocupe la doctora (el notario, el cónsul, la prefecta) que ella sí lo va a poder ayudar".

4. Para poder echar el cuento de la Gaceta Oficial 36.446 a la doctora tiene que informarse usted primero por diferentes medios sobre las posibles alternativas a seguir. Es probable que la doctora que lo va a atender tampoco sepa nada de la ley en cuestión y debe ir preparado porque seguramente será ella quien en última instancia le resuelva su trámite. El siguiente texto que aparece en la sección legalizaciones de documentos públicos de la embajada de Venezuela en Colombia es bien ilustrativo al respecto:
En vista de que no todas las autoridades venezolanas están familiarizadas con este sello, la Sección Consular expide, de forma gratuita, una certificación a todo el que la requiera, con el siguiente texto... (texto explicativo).
En Internet se consigue información valiosísima que lo puede ayudar. Lea bien todo para que pueda discutir con propiedad, imprima todo lo que le pueda servir de soporte y resalte las partes críticas con un color brillante para que en cambio el jefe (la doctora u otro funcionario) no tengan que leer demasiado. Siempre es útil llevar consigo impresa también una hoja con los números de contacto del organismo de donde sacó la información, sobre todo cuando para reforzar un comentario del tipo: "Yo ya llamé a la Cancillería, pero de todas formas acá están los números telefónicos por si usted quiere llamar").

5. Suele pasar en ocasiones que la complicación del trámite no se debe a la mala disposición de los funcionarios sino a alguna torpeza de planificación de alguna insigne comisión legislativa que obliga a ejecutar algún paso redundante, o peor aún, fue diseñado para que su resolución quedara a discreción del funcionario. En esos casos vale aplicar la sabiduría popular del Conde del Guácharo: "Pida siempre que uno no sabe cuando le van a dar". Muchas veces resolver el asunto no es tan complicado, implica hacer alguna llamada telefónica o queda sujeta a alguna excepción a la regla fácilmente manejable. Solicite ayuda cortésmente y sin alterarse, en el momento en que muestre una pizca de disgusto habrá perdido la batalla. Quizás se sorprenda al darse cuenta de que algunos de estos funcionarios sí son capaces de sentir emociones e incluso de pensar en forma creativa y/o servicial.

Si los resultados no son los esperados, aplique los mismos principios de los puntos anteriores: no se moleste, indague hacia arriba en la cadena de mando siguiendo los canales regulares y continúe averiguando a partir de terceras fuentes hasta encontrar nuevos elementos que le ayuden a resolver el problema.


Comentarios
Vajradhara dijo...

hola primo, jejeje, que locura no la que viviste. Espermos que hagan una reforma radical revolucionaria ratibuliana, para que eso cambie de verdad. No es justo para nosotros ser maltratados así por el goierno, siendo uno el que les da de comer
Un fuerte abrazo mi pana, te quiero mucho

5:46 AM

Consuelo dijo...

jajaja Debo imprimir este manual. Sin duda alguna la palabra clave es: No se moleste¡ Reprima sus deseos de recordar la generación del funcionario¡

Respire profundo, pero sabes Domingo, es prudente cargar caramelitos dulces a la mano y la sonrisa nunca, pero nunca debe faltar, ello si quieres sobrevivir al tramite jajaj Saludos.

9:27 AM

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